Cómo preparar un stand de feria con robot: checklist paso a paso

Llevar un robot a tu stand puede multiplicar las paradas de visitantes, pero solo si llega preparado. Un robot que se queda parado porque no hay enchufe, que no puede moverse porque el stand está lleno de muebles o que muestra un vídeo genérico desaprovecha la feria. La diferencia está en la preparación, y casi todo se decide semanas antes de la inauguración.

En esta guía te contamos cómo preparar un stand de feria con robot paso a paso: qué hacer ocho semanas antes, un mes antes, la víspera, durante la feria y después. Al final tienes una lista resumida para no olvidarte de nada.

Por qué la preparación lo cambia todo

Las ferias siguen siendo uno de los grandes escaparates comerciales. Solo en IFEMA Madrid se celebraron 75 ferias profesionales en 2025, con 27.670 empresas expositoras, según los resultados del recinto. Con tantos expositores compitiendo por la atención del mismo visitante, cualquier fallo en el stand se paga en contactos perdidos.

Un robot bien preparado hace tres cosas: para a la gente en el pasillo, le cuenta lo esencial de tu empresa y le invita a dejar sus datos o a hablar con tu equipo. Para que lo haga desde el primer minuto, conviene seguir un orden.

Ocho semanas antes: objetivo, robot y fechas

• Define el objetivo. ¿Quieres atraer visitantes, explicar un producto, captar contactos o todo a la vez? El objetivo decide el robot, los contenidos y la forma de medir.
• Elige el robot. Un robot de recepción como el ChillBot MINI o el ChillBot NOVA saluda, conversa y muestra tu publicidad. Un LuckiBot o un LuckiBot PRO además lleva bebidas, muestras o folletos a los visitantes.
• Reserva con tiempo. En las semanas de las grandes ferias la demanda se concentra. Cerrar el robot pronto te asegura disponibilidad.
• Apunta las fechas de montaje. El robot se instala en los días de montaje, normalmente la víspera de la inauguración. Anótalo junto al resto de proveedores del stand.

Cuatro semanas antes: el stand y las normas del recinto

• Reserva espacio libre en el suelo. Para que el robot se mueva con soltura, deja unos 6 a 8 m² libres dentro del stand. Si el stand es pequeño, mejor una posición fija junto al pasillo.
• Consulta las normas del recinto. Muchos recintos no permiten ocupar los pasillos: el robot debe moverse dentro del perímetro de tu stand. Pregúntalo al organizador antes de diseñar el recorrido.
• Revisa el suelo. La moqueta ferial y las rampas de cables pueden crear resaltes. El suelo debe ser plano y continuo por donde pase el robot.
• Prevé una toma de corriente. El robot necesita un enchufe para su base de carga en una esquina del stand donde no estorbe.
• No dependas del wifi del recinto. En las ferias grandes la red se satura. Los contenidos deben funcionar sin conexión y conviene llevar una conexión propia, como un router 4G o 5G.
• Pide las acreditaciones de montaje. El equipo que instala el robot necesita acceso al pabellón en los días de montaje.

Dos semanas antes: contenidos y mensajes

• Imagen de marca. Logo, colores y tipografía para la pantalla del robot.
• Vídeo de atracción. Una pieza corta y en bucle que se entienda sin sonido y desde lejos.
• Guion de bienvenida. Qué dice el robot al saludar, cómo presenta tu empresa en dos frases y a dónde lleva al visitante interesado.
• Idiomas. Si la feria es internacional, decide en qué idiomas quieres que atienda. Los robots de recepción que distribuimos conversan en más de 30.
• Juego o sorteo. Una ruleta o un breve concurso es una excusa sencilla para que el visitante se pare y deje sus datos.
• Formulario en el móvil. Lo más cómodo es un código QR en pantalla para que cada visitante rellene sus datos en su propio teléfono, con el aviso de privacidad y su consentimiento.

La víspera: montaje y prueba

Con el stand ya montado, el robot crea el mapa del espacio y se definen sus puntos de parada, su recorrido y la posición de la base de carga. Después se prueba todo: los contenidos, los idiomas, el formulario y el comportamiento con gente alrededor. Es el momento de ajustar volumen, velocidad y mensajes, no el primer día de feria con el pabellón lleno.

Durante la feria: cómo sacarle partido

• Coloca al robot donde pasa la gente. Cerca del pasillo, de cara al flujo principal de visitantes.
• Adapta el modo a la afluencia. En horas punta o en días de público general, mejor una posición casi fija con saludo y vídeo de atracción. Con menos gente, puede moverse por el stand.
• Ten siempre a alguien cerca. El robot atrae y filtra, pero el cierre lo hace tu equipo. Quien atiende el stand debe saber qué está diciendo el robot para continuar la conversación.
• Revisa los contactos cada día. Así detectas a tiempo si el formulario o el juego necesitan algún ajuste.

Después de la feria: medir y hacer seguimiento

• Descarga los contactos. Y pásalos cuanto antes a tu equipo comercial o a tu CRM.
• Haz el seguimiento rápido. Un mensaje en los días siguientes, cuando el visitante aún recuerda tu stand, funciona mucho mejor que uno semanas después.
• Mide lo que importa. Contactos captados, conversaciones generadas y oportunidades reales, no solo visitas.
• Guarda los contenidos. La mayor parte se reutiliza en la siguiente feria cambiando fechas, idiomas o el producto destacado.

Checklist para tu stand con robot

Errores que conviene evitar

• Dejar el robot para el final. Sin tiempo no hay contenidos personalizados y el robot acaba mostrando un vídeo genérico.
• Llenar el stand de muebles. Si el robot no tiene sitio, no se mueve y pierde su principal atractivo.
• Pedir los datos en la pantalla del robot. Teclear en una pantalla compartida es lento y genera colas. El QR al móvil es más rápido y más cómodo.
• Confiarlo todo al wifi del recinto. Es lo primero que falla cuando el pabellón se llena.
• Olvidar el seguimiento. Los contactos que no se trabajan en los días siguientes se enfrían.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar un robot para una feria?

Lo ideal es cerrarlo unas ocho semanas antes, sobre todo en las fechas de las grandes ferias. Con dos o tres semanas todavía se puede preparar, pero con menos margen para los contenidos.

¿Cuánto espacio necesita un robot en el stand?

Para moverse con soltura, unos 6 a 8 m² libres de suelo. En stands pequeños se puede trabajar con una posición fija junto al pasillo.

¿El robot puede salir al pasillo a buscar visitantes?

Depende de las normas del recinto. En muchos casos debe moverse dentro del perímetro del stand, así que conviene consultarlo con el organizador.

¿Necesita wifi para funcionar?

Los contenidos se preparan para funcionar aunque la red del recinto falle, y recomendamos una conexión propia para sincronizar los contactos.

¿Aguanta toda la jornada de feria?

Sí. El ChillBot NOVA trabaja unas 14 horas con la batería cargada, el LuckiBot unas 10 y el LuckiBot PRO unas 12. Solo hay que prever un enchufe para su base de carga.

¿Qué pasa con los datos que recoge el robot?

El visitante los introduce en su propio móvil, con el aviso de privacidad y su consentimiento, y al terminar la feria se entregan a tu equipo para el seguimiento.

En resumen

Un robot en el stand funciona cuando llega preparado. Ocho semanas antes se decide el objetivo y el robot; un mes antes se resuelven el espacio, las normas del recinto, el enchufe y la conexión; dos semanas antes se preparan la imagen, el guion, los idiomas y el formulario; la víspera se mapea y se prueba todo. Durante la feria, el robot atrae y filtra y tu equipo cierra, y después lo que cuenta es hacer el seguimiento rápido y medir los contactos reales.

Si vas a exponer en una feria, cuéntanos cuál es y cómo es tu stand, y te ayudamos a prepararlo.

Fuentes

• Vozpópuli, resultados de IFEMA Madrid en 2025 (27 de abril de 2026).